Dalam memahami dan mendesain data akuntansi, salah satu hal
terpenting adalah mendokumentasikan file transaksi. Terdapat pedoman untuk
mengidentifikasi perlunya tabel transaksi, yaitu a) pedoman pertama, tentukan
kejadian-kejadian di dalam proses; b) pedoman kedua, keluarkan kejadian yang
tidak perlu dicatat di dalam sistem komputer; c) pedoman ketiga, keluarkan
kejadian query dan pelaporan karena mencakup penggunaan data yang telah dicatat
di dalam SIA; dan d) pedoman keempat, keluarkan kejadian pemeliharaan.
Biasanya, sistem informasi yang mendukung suatu proses
memerlukan tabel transaksi maupun tabel induk. Tabel induk bisa terdiri dari
tabel barang dan jasa, tabel agen, tabel kas, dan tabel file induk buku besar.
Salah satu alasan pembuatan tabel induk adalah untuk menghemat waktu entri data
dan ruang penyimpanan.
Dalam menyusun bagan proses, kita juga memerlukan pemahaman
mengenai atribut dan hubungan. Pemahaman ini meliputi pemahaman tentang kunci
primer, kunci asing, serta macam-macam kardinalitas hubungan. Konsep-konsep
pemahaman ini digunakan untuk signifikansi konsep untuk aplikasi basis data
yang meliputi implementasi dokumen dan laporan, implementasi formulir input,
serta kontrol data SIA dalam hal integritas referensial.
Diagram kelas UML diperkenalkan sebagai alat
untuk mendokumentasikan desain data, kemudian membahas objek desain data yang
meliputi tabel transaksi, tabel induk, dan kunci utama untuk mengidentifikasi
record di tabel-tabel tersebut.
Sistem manajemen basis data adalah sekumpulan program yang
memungkinkan anda untuk masuk, mengorganisasi, dan mendapatkan kembali
informasi dari suatu basis data. Query adalah permintaan informasi dari basis
data. Query dapat digunakan untuk menghasilkan laporan yang bermanfaat dan
tersusun dengan baik untuk manajer dan pengguna. Laporan adalah penyajian data
yang terpola dan tersusun.
Terdapat beberapa macam bahasa query, contohnya SQL dan QBE.
SQL merupakan bahasa standar untuk melakukan query basis data relasional,
sedangkan QBE merupakan suatu pendekatan yang lebih sederhana, meskipun kurang
kuat, untuk berkomunikasi dengan basis data.
Spesifikasi query dibagi menjadi dua, yaitu query satu tabel
dan query banyak tabel. Query satu tabel meliputi pengertian mengenai atribut
apa saja yang diperlukan pengguna dalam output query, tabel apa saja yang
memuat atribut-atribut yang diperlukan untuk output query, kriteria apa saja
yang digunakan untuk menghasilkan output, serta atribut apa saja yang digunakan
di dalam kriteria. Sedangkan query banyak tabel adalah query yang bisa
mencakup banyak data. Untuk query banyak tabel, kita juga harus memastikan
bahwa tabel-tabel yang berbeda dalam query dengan tepat dihubungkan satu sama
lain.
Untuk menentukan kriteria dengan banyak kondisi di query,
kita menggunakan beberapa variabel. Operator AND merupakan operator boolean,
yang berarti bahwa setiap kondisi di kriteria haruslah benar untuk seluruh
kriteria yang akan dipenuhi. Di QBE grid Anda hanya cukup memasukkan kondisi,
dan melalui default, MS access akan mengasumsikan kondisi-kondisi ini
dihubungkan dengan AND.
Kita juga memerlukan adanya laporan. Laporan
bisa terdiri dari laporan daftar sederhana, laporan perincian, laporan
ringkasan, serta laporan entitas tunggal. Laporan disusun berdasarkan tata
letak yang sudah disetujui, yaitu header laporan, header halaman, footer
halaman, footer laporan serta perincian laporan.
Sebagai pengguna SIA, akuntan harus memahami
formulir-formulir SIA khusus serta isi, organisasi, dan fitur interaksi
pengguna. Formulir sangatlah penting dalam pengembangan SIA.
Formulir biasa digunakan untuk menambahkan data ke tabel.
Terdapat tiga hubungan antara tabel dan formulir, yaitu:
- Satu formulir untuk mencatat data di satu tabel.
- Satu formulir untuk mencatat data di dua tabel atau lebih.
- Dua formulir untuk mencatat data di dua tabel atau lebih.
Formulir identik
dengan entri data. Banyak cara menginput data, di antaranya:
- Agen internal mengetik data.
- Agen internal memilih data untuk dimasukkan dengan menggunakan tabel pencarian.
- Agen internal memindai kode barang produk atau kartu identifikasi pelanggan.
- Pengguna memasukkan data dengan menggunakan formulir di situs web perusahaan.
Kebutuhan akan formulir tergantung pada data apa yang perlu
dikumpulkan dan bagaimana data tersebut akan dikumpulkan. Untuk memahami
bagaimana data dikumpulkan di sebuah perusahaan, seorang evaluator atau
perancang dapat mengembangkan sebuah daftar cara di mana sistem itu dilakukan. UML
use case dapat digunakan untuk membuat model interaksi antara pengguna dengan
sistem.
Terdapat beberapa elemen antarmuka yang umum dalam sebuah
formulir, yaitu kotak teks, label, fitur pencarian, tombol perintah, tombol radio, dan
kotak cek.
Formulir dapat dibentuk agar menyediakan fitur pencarian,
pemeriksaan record, konfirmasi, aturan validasi, dan fitur-fitur lainnya yang
dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi proses input data. Beberapa format
untuk formulir di antaranya satu record, bentuk tabel, dan multitabel.
Sumber: Buku Sistem Informasi Akuntansi, Dasaratha V. Rama & Frederick L. Jones
Tidak ada komentar:
Posting Komentar